Rendez-vous tout d’abord sur le site service-public.fr pour découvrir l’ensemble des démarches administratives à réaliser puis lisez attentivement les informations qui suivent pour connaitre le fonctionnement sur votre Ville.
Pour cela, centralisez l’ensemble de votre demande
- à l’aide de ce formulaire d’organisation de manifestation
puis envoyez le à : espace.galatee@ville-guichenpontrean.fr – Mettez vous ensuite en relation avec l’équipe du Service Culture – Sports – Vie Associative, basé à l’Espace Galatée, en prenant rendez-vous au 02 99 57 32 57.
A noter : Le planning des manifestations est construit avec le Service Culture – Sport – Vie associative l’année n-1, la réservation des dates se fait en avril-mai via les formulaires disponibles ci-dessous. Le planning définitif est validé courant juillet.
Réserver une salle
En dehors des équipements sportifs, la Ville met à disposition plusieurs lieux pour les associations :
- l’Espace Galatée : salle de spectacle // salles de réunion // hall
- le complexe Henri Brouillard : salle sur carrelage avec kitchenette (zone n°1) // salle sur parquet partie centrale (zone n°2) // salle sur parquet avec scène (zone n° 3). Chacune des salles peut être indépendante ou ouverte sur la salle voisine.
- Les Halles
- La salle polyvalente de la Mairie
Réserver une salle de sport
Les demandes de réservations pour les compétitions et stages dans les équipements sportifs sont à faire auprès de l’éducateur sportif communal.
Les demandes de réservation pour les stages pendant les vacances scolaires sont à faire au minimum 3 semaines avant les vacances concernées par le biais de ce formulaire et à renvoyer à sports@ville-guichenpontrean.fr
Voici les salles que vous pouvez réserver :
- Salle Alain Colas (plateau sportif // salle des palets)
- Salle Henri Brouillard (plateau sportif // boulodrome)
- Salle Jean-Pierre Loussouarn (plateau sportif // salle de tennis // dojo // structure artificielle d’escalade // espace musculation)
- Complexe Charles Gauthier (piste d’athlétisme // terrain synthétique // vestiaires tribunes // vieux vestiaires // terrains de foot // vestiaires
- Salle d’expression corporelle Joséphine Baker (J Baker n° 1 – J Baker n° 2 – J Baker n° 3)
- Salle du COSEC (en lien avec VHBC) (plateau sportif // piste d’athlétisme)
Prévoir un événement en extérieur
Si votre événement se déroule en extérieur, vous devez demander l’autorisation d’occupation du domaine public par courrier ou mail à M. Le Maire à : accueil@ville-guichenpontrean.fr.
Emprunter du matériel
Tables, chaises, barnums… vous avez besoin de matériel pour votre manifestation ? La Ville peut vous en prêter sous certaines conditions.
Chacune des salles possède son propre mobilier (tables, chaises) et de la vaisselle (Henri Brouillard et Espace Galatée uniquement)
Pour une manifestation extérieure, la Ville peut vous mettre à disposition du mobilier (tables, chaises, barnums) ainsi que du matériel (barrières de ville, extincteurs, coffret électrique…) selon leurs disponibilités.
Votre demande est à faire via ce formulaire (page 5, 8 et 9).
Solliciter une aide technique
Vous avez besoin d’une aide technique pour installer une sono ou, sur la scène de l’Espace Galatée, des lumières, des techniciens qualifiés peuvent vous aider. Pour cela, il faut en faire la demande auprès du Service Culture Sports – Vie Associative basé à l’Espace Galatée :
Contact : espace.galatee@ville-guichenpontrean.fr ou 02 99 57 32 57.
Proposer un espace buvette et/ou restauration
Vendre de l’alcool est soumis à des règles strictes et doit obligatoirement faire l’objet d’une demande de débit de boissons à la Mairie : accueil@ville-guichenpontrean.fr
Concernant l’espace restauration, si vous souhaitez installer un point chaud ou électrique (barbecue, tireuse à bière, un bilig…), vous devez prévoir des extincteurs. La Ville peut en mettre à votre disposition par le biais d’une convention en échange d’une caution.
Diffuser de la musique lors de votre manifestation
Pour diffuser ou interpréter des œuvres musicales lors d’une manifestation publique, il est obligatoire :
- d’obtenir une autorisation de la Société des Auteurs, Compositeurs et Éditeurs de Musique (Sacem),
- de payer des droits de diffusion.
Retrouvez toutes les infos ici.
Respecter les règles de sécurité
Le chargé de sécurité de la Ville organisera un point technique (sécurité incendie – information sur les défibrillateurs) tous les ans pour les associations utilisatrices des bâtiments.
Concernant l’organisation d’une manifestation ponctuelle de grande envergure, des obligations s’imposent à vous, découvrez lesquelles selon votre type de manifestation
Vous devrez également rédiger un dossier de sécurité, les agents de la Ville vous guideront dans son élaboration.
Participer à la contribution verte
Le tri sélectif est obligatoire.
Toute occupation de salle génère une redevance ordures ménagères.
Les tarifs, applicables au 1er janvier 2021, sont les mêmes pour toutes les salles et dépendent du type de manifestation :
- Repas, loto, apéritif dinatoire : 30€
- Assemblée générale, galette des rois, spectacle, conférence : 15€
- Réunion simple (uniquement dans les salles de réunion de l’Espace Galatée) : gratuit
Selon l’ampleur de votre manifestation extérieure, il est de votre responsabilité de prévoir des bacs de collectes des ordures ménagères auprès du SMICTOM (télécharger le document).
Tout dépôt sauvage entrainera une amende de 68 €.